Tinggalkan komentar

Penjelasan Microsoft Excel dan Open Office Calc

Gambar

Penjelasan Microsoft excel

Pengertian Microsoft excel adalah Program aplikasi pada Microsoft Office yang digunakan dalam pengolahan angka (Aritmatika). Program ini sering digunakan oleh para akutan untuk menuliskan atau mencatat pengeluaran dan pemasukan didalam perusahaan atau suatu lembaga maupun instansi-instansi kecil. Microsoft Excel juga sering digunakan oleh ibu rumah tangga untuk menulis atau mencatat keuangan dalam rumah tangga sepertihalnya pengeluaran atau pemasukan dalam tiap bulan atau minggu.

 

Microsoft Excel adalah program kedua yang mandasar dalam suatu computer setelah Microsoft Word, keduanya saling berkaitan dalam kehidupan sehari-hari. Banyak para akutan yang mengerti dan bisa mengoprasikan program ini tapi bukan hanya seorang akuntan saja yang bisa anak smp pun juga bisa mengoprasikan program ini, karena dibangku smp kita telah mempelajari tentang Microsoft Excel.

 

Microsoft Excel sangat berguna untuk masalah-masalah keuangan bahkan utang piutang pun juga bisa dicatat dalam program ini. Para ahli computer menciptakannya untuk mempermudah kita dalam keuangan dalam kehidupan kita.

 

Didalam program ini kita dapat membuat grafik menggunakan program Microsoft Excel. Dengan cara menggunakan bantuan tombol Toolbar Chart Wizard. Kita dapat memilih grafik dengan bentuk yang kita ***, seperti bentuk lingkaran, garis, kolom, area, radar, dan scatter. Kita dapat memilihnya dengan cara mengklik Tab Custom Types.

 

Didalam program ini kita juga dapat menggunakan Wordart semacam bentuk huruf atau model huruf yang merupakan variasi teks dan juga toolbar drawing yang digunakan untuk membuat garis, kotak, dan lingkaran. Kita dapat menggunakannya dengan cara mengklik insert, pilih picture setelah itu klik Wordart maka akan tampil variasi huruf yang menarik.

 

 Gambar

**Tampilan pada Microsoft Excel 2007

 

1. Office Button terdiri atas perintah New Document, Open, Convert, Save, Save as, Print, Prepare, Send, Publish dan Close.

2. Quick Access Toolbar, terdiri dari tombol yang dapat mempercepat kerja anda. Isinya hampir sama dengan perintah-perintah di Office Button. Jika anda ingin melihatnya langsung bisa menekan tanda panah.

3. Menu Bar, terdiri dari perintah menu utama Microsoft Excel 2007 yaitu Home, Insert, Page Layout, Formulas, Data, Review, View.

4. Title Bar, berisi nama file dan program aplikasi yang sedang aktif.

5. Tool Bar, tombol-tombol bergambar yang memiliki fungsi tertentu dandigunakan untuk menjalankan suatu perintah dengan cepat dan mudah.

6. Tombol Ukuran, digunakan untuk mengatur ukuran jendela kerja.

7. Name Box, Nama sel yang sedang aktif akan ditampilkan pada Name Box.

8. Formula Bar, anda bisa mengedit data pada sebuah sel.

9. Sel Aktif, tempat menuliskan atau mengedit data dan dikelilingi oleh garis

batas yang lebih tebal.

10. Column, Setiap kolom memiliki nama berdasarkan Abjad, dari kolom A hingga Z, dilanjut AA hingga XFD.

11. Baris, untuk setiap baris memiliki nama berdasarkan Angka. Dari 1 hingga 1048576.

12. Tab Worksheet, perintah dimana anda bisa berpindah ke kertas kerja lain dengan mudah.

13. Insert Worksheet, dgn menekan Insert Worksheet anda bisa membuat Worksheet baru yang letaknya berurutan dengan Worksheet sebelumnya.

14. Status Bar, Status lembar kerja anda.

15. Document Area, merupakan lembar kerja yang aktif.

16. Horizontal Scroll Bar, perintah untuk menggeser layar ke kiri atau ke kanan.

17. Vertical Scroll Bar, perintah untuk menggeser layar ke atas atau ke bawah.

18. Tampilan Layar, terdiri dari perintah untuk merubah tampilan layar. Terdiri dari Tampilan Normal, Tampilan Page Layout dan Tampilan Page Break Preview.

19. Zoom, perintah untuk memperbesar & memperkecil tampilan pada lembar kerja anda.

Penjelasan Tentang Open office calc

 

OpenOffice.org Calc adalah salah satu jenis program pengolah angka yang bersifat open source. Program ini merupakan bagian dari perangkat lunak keluargaOpenOffice.org. OpenOffice.org (OO.o atau OOo) adalah kumpulan perangkat lunak aplikasi yang dapat dioperasikan dalam berbagai sistem operasi komputer. OpenOffice.org mendukung standar ISO OpenDocument Format (ODF) untuk pertukaran data sebagai standar format file. OpenOffice.org mampu mengenali bermacam-macam format dokumen, termasuk format Microsoft Office ’97–2003. Bahkan, untuk OpenOffice.org versi 3, program ini juga mampu mengenali format dokumen Microsoft Office 2007.

 

OpenOffice.org awalnya diturunkan dari StarOffice, sebuah kumpulan perangkat Lunak yang dikembangkan oleh StarDivision yang dibeli oleh Sun Microsystems pada Bulan Agustus 1999. Source code dari perangkat lunak StarOffice dilepaskan pada bulan Juli 2000 dengan maksud untuk menekan Microsoft Office dengan memberikan versi bebas, terbuka, dan berkualitas dari StarOffice. Walaupun secara informal dikenal sebagai OpenOffice, istilah ini digunakan dipatenkan oleh orang lain. Oleh karena itu, OOo yang kita kenal diberi nama OpenOffice.org.

 

Gambar

**Tampilan OpenOffice.org Calc

 

SpreadSheet, worksheet, freeze panes ,conditional formatting

î  SpreadSheet/WorkBook

Secara teknis, sebuah dokumen excel biasa disebut dengan workbook (buku kerja). Sebuah workbook umumnya memiliki beberapa worksheet (buku kerja). Secara default sebuah workbook Excel memiliki 3 buah worksheet yang diberi nama Sheet1, Sheet2 dan Sheet3.

Jadi Kesimupulannya SpreadSheet/WorkBook Adalah Kumpulan dari WorkSheet(LembarKerja)

 

î  Worksheet(Lembar Kerja)
Area worksheet terletak di tengah-tengah layar dan merupakan tempat dimana output tampilan dari aktifitas kita ditampilkan di sini. Aktifitas yang dimaksud dapat berupa, misalnya : memindahkan pointer, menyisipkan atau menghilangkan suatu baris/kolom, menghapus data pada suatu sel atau range, dan lain sebagainya.

 

î  Freeze Panes

Adalah fitur pada Excel berfungsi untuk menjaga tampilan heading (baik kolom maupun baris) tetap pada posisinya ketika kita scrolling data ke bawah.

Berikut adalah langkah-langkah melakukan Freeze Panes :

  1. Jalankan aplikasi Microsoft Excel Anda, dan buka file transaksi.xlsx tersebut.
  2. Tempatkan cursor pada alamat cell B2.
  3. Pilih tab View, kemudian klik Freeze Panes yang terdapat pada group Window.
  4. Akan muncul 3 pilihan yaitu Freeze Panes, Freeze Top Row dan Freeze First Column. Kita ambil pilihan pertama, yaitu Freeze Panes.
    Gambar
  5. Cobalah gerakkan scrollbar vertikal (atas – bawah), terlihat bahwa baris pertama (header) tidak  akan bergerak. Kemudian gerakkan scrollbar horizontal (kiri – kanan), terlihat bahwa kolom pertama tidak akan bergerak.
    Gambar
  6. Selesai.

 

Dan untuk menghilangkan Freeze Panes sangat mudah, lakukan langkah yang sama kembali seperti di atas :

  1. Pada menu Ribbon, pilih tab View, kemudian klik Freeze Panes yang terdapat pada group Window.
  2. Akan muncul 3 pilihan yaitu Unfreeze PanesFreeze Top Row dan Freeze First Column. Kita ambil pilihan pertama, yaitu Unfreeze Panes.
    Gambar
  3. Selesai.

 

î  Conditional Formatting

Berfungsi untuk mengubah tampilan sel berdasarkan kondisi tertentu. Misalnya kita ingin memformat angka-angka pada tabel di bawah ini dengan warna background yang berbeda sesuai nilainya.

Caranya:

  1. Pilih kumpulan sel yang ingin Anda format (contoh tabel di atas yaitu sel B2 sampai dengan D4).
  2. Pada tab Home,di grup Styles, klik Conditional Formatting.
  3. Klik Color Scales dan pilih salah satu scale yang diinginkan

Excel akan memberi warna background pada sel di tabel. Bagaimana jika kita ingin menentukan untuk data <50 diberi warna merah, 50-100 warna kuning dan di atas 100 diberi warna hijau?
Kita bisa menggunakan cara berikut ini.

  1. Pada sub menu Color Scales klik More Rules untuk menampilkan kotak dialog New Formatting Rule.
  1. Klik Format only cells that contain
  2. Pada kotak di samping Cell Value pilih less than dan ketik angka 50 di kotak di sampingnya.
  3. Klik tombol Format, pada tab Fill pilih warna merah dan klik OK.
  4. Klik OK untuk menutup kotak dialog New Formatting Rule. Warna background pada angka 20, 33 dan 40 akan berwarna merah.
  5. Untuk memformat sel yang lain, pada menu Conditional Formatting klik Manage Rules.

 

  1. Klik tombol New Rule untuk memunculkan kotak dialog New Formatting Rule dan klik Format only cells that contain.
  2. Pada kotak di samping Cell Value pilih between dan ketik angka 50 dan 100 pada masing-masing kotak. Format warna background seperti langkah di atas, sampai Anda kembali pada kotak dialog Rules Manager.
  3. Untuk mengatur rule untuk angka di atas 100, klik tombol New Rule, pada kotak di samping Cell Value pilih greater than dan ketik angka 100, kemudian beri format.
  4. Kotak dialog Rules Manager akan terdiri dari 3 rules
  1. Klik OK
    Memformat data dengan warna akan mempermudah kita melihat data tertentu dengan lebih cepat. Kita juga dapat menggunakan warna lain yang disukai untuk memformat.

Menghilangkan Conditional Formatting

  1. Pada menu Conditional Formatting, klik Clear Rules.
  2. Pilih:
    • Clear Rules from Selected Cells, untuk menghapus conditional formatting pada sel yang dipilih. Sel yang ingin dihapus formatnya, harus dipilih terlebih dahulu.
    • Clear Rules from Entire Sheet, untuk menghapus seluruh conditional formatting yang ada pada lembar kerja.

 

Pengolahan Data pada excel

Macam-macam fungsi yang bisa digunakan untuk berbagai keperluan.
Kategori fungsi yang disediakan antara lain :

  • Fungsi Financial. Untuk mengolah data keuangan
  • Fungsi Date & Time. Untuk mengolah data tanggal dan waktu.
  • Fungsi Math & Trig, untuk mengolah data matematika dan trigonometri.
  • Fungsi Statistical, untuk mengolah data statistik.
  • Fungsi Lookup dan Reference, untuk mengolah data berdasarkan tabel & data referensi.
  • Fungsi Database, untuk mengolah database.
  • Fungsi Text, untuk memanipulasi teks.
  • Fungsi Logical, untuk pengolahan data yang memerlukan pilihan pilihan logika.
  • Fungsi Information, untuk mendapatkan informasi pada sel atau range.
  • Fungsi Engineering, untuk pengolahan data teknik.

Masing-masing kategori fungsi terdiri atas beberapa fungsi yang berbeda satu sama lain.

Berikut ini penjelasan dari beberapa fungsi yang sering digunakan pada Microsoft Excel

1. SUM – Digunakan untuk menghitung jumlah data
Bentuk penulisan fungsi SUM adalah “ =Sum(angka1;angka2;…) “
Contoh =Sum (3;10;1) => hasilnya 14
Jika Sum untuk menjumlah sel “ =SUM(Sel1;Sel2;…) “
Contoh: =SUM(A1;B6;C8)
Jika Sum untuk menjumlah range “ =SUM(range) “
Contoh:=SUM(A1:A5) => menjumlahkan Range A1 sampai A5

2. AVERAGE – Digunakan untuk menghitung rerata/ rata-rata.
Bentuk penulisannya adalah “ =AVERAGE(nilai1;nilai2;…) “
Contoh: =AVERAGE(2;4;3) => hasilnya adalah 3
                 =AVERAGE(A1:A5) => mencari nilai rata-rata dari isi sel A1 sampai A5

3. MAX – Digunakan untuk mencari nilai maksimal dari satu set data
Bentuk penulisannya adalah “ =MAX(nilai1;nilai2;…) “
Contoh: =MAX(2;4;10;6;8) => hasilnya adalah 10
                 =MAX(A1:A5) => akan mencari nilai maksimal dari A1 sampai A5

4. MIN – Digunakan untuk mencari nilai minimal dari satu set data
Bentuk penulisannya adalah “ =Min(nilai1;nilai2;…) “
Contoh: =MIN(2;4;10;6;8) => hasilnya adalah 2
                 =MIN(A1:A5) => akan mencari nilai minimal dari A1 sampai A5

5. COUNT – Digunakan untuk menghitung berapa buah argumen yang berisi data numerik
Bentuk penulisannya adalah “ =COUNT(argumen1;argumen2;…) “
Contoh =COUNT(2;”A”;”B”;5;7) => Hasilnya adalah 3

Fungsi Logika dalam Microsoft Excel

1. NOT – Jika nilai argumen logika nya TRUE maka hasilnya akan bernilai NOT. Demikian juga sebaliknya. Bentuk penulisannya “ =NOT(nilai logika) “
Contoh =NOT(4>5) => hasilnya adalah TRUE

2. AND – Dipakai untuk menggabungkan nilai logika dari beberapa nilai logika menjadi satu nilai logika baru. Hasilnya akan bernilai TRUE bila seluruh logika yang digabungkan bernilai TRUE. Bentuk penulisannya adalah “ =AND(logika1;logika2;…) “
Contoh =AND(5>1;3<7) => akan bernilai TRUE

3. OR – Sama dengan logika And namun, untuk logika Or hasilnya akan bernilai TRUE jika salah satu nilai logika yang digunakan bernilai TRUE. Akan bernilai False bila tidak ada nilai logika yang bernilai TRUE. Bentuk penulisannya adalah “ =OR(logika1;logika2;…) “
Contoh: =OR(5>1;9<7) => bernilai TRUE
                 =OR(5<1;9<7) => bernilai FALSE

4. IF – fungsi logika untuk memilih satu dari dua nilai berdasar pengujian logika.
Bentuk penulisannya “ =IF(UjiLogika;nilaiJikaBenar;NilaiJikaSalah) “
Contoh: =IF(E4>80;”Lulus”;”Gagal”) maka hasilnya “Lulus” jika E4>80, jika E4 kurang dari 80 maka hasilnya “Gagal”.

Fungsi Pencarian dan Referensi dalam Microsoft Excel

1. VLOOKUP – Fungsi Vlookup digunakan untuk mencari nilai berdasarkan pembacaan pada tabel referensi yang ditentukan berdasarkan no kolom (data tersusun secara vertikal).
Bentuk Penulisan =VLOOKUP(Kriteria;Tabel_Rujukan;No_Kolom_Tabel_Rujukan;Rangelookup)
Contoh: =VLOOKUP(C3;$F$3:$G$7;2;TRUE)
                 =VLOOKUP(C3;TABEL1;2;1)

2. HLOOKUP – Fungsi Hlookup digunakan untuk mencari nilai berdasarkan pembacaan pada tabel referensi yang ditentukan berdasarkan no baris (data tersusun secara horizontal).
Bentuk Penulisan =HLOOKUP(Kriteria;Tabel_Rujukan;No_Baris_Tabel_Rujukan;Rangelookup)
Contoh : =HLOOKUP(C3;$F$3:$I$4;1;FALSE).
                   =HLOOKUP(C3;TABEL2;1;0).

 

 

Iklan

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

%d blogger menyukai ini: